[재택근무 가이드라인] 업무효율성 높이는 5가지 방법

0. 재택근무, 어떻게 하고 있어요?

안녕하세요, 메디블록입니다. 요즘 코로나19 때문에 재택근무에 대한 관심이 뜨겁습니다. 메디블록도 이전에 올린 재택근무 도입 글이 중앙일보 메인에 모범적인 재택근무 사례로 다뤄졌죠.

하지만 재택근무가 모두에게 환영받지는 못하는 것 같습니다. 재택근무 어뷰징 문제, 협업의 비효율성 문제, 업무 생산성 하락 등의 문제가 있을 수 있기 때문이죠. 하지만 코로나19의 지역사회 감염 우려가 커지면서 외부활동과 사회적 접촉을 최대한 지양해야 하는 상황에서는 재택근무는 피할 수 없는 선택으로 보입니다.

메디블록도 3월 2일 부로 전면 재택근무를 시행 중입니다. 이번 글에서는 업무의 효율성을 저해하지 않는 재택근무 방법과 시스템을 자세하게 소개해드리려 합니다. 재택근무를 이미 도입하였거나 곧 도입할 예정인데 시스템을 어떻게 잡아가야 할지 고민 중인 분들에게 이 글이 도움이 되면 좋겠습니다.

자, 그러면 메디블록의 재택근무 규칙은 무엇인지, 업무에 사용하는 툴은 무엇인지, 업무 효율성을 높이기 위해서는 어떻게 하는지 알아볼까요?

1. 전사적 재택근무 규칙

먼저, 전사적인 재택근무 규칙은 다음과 같습니다.

그리고 이 재택근무 규칙을 기반으로, 각 팀의 업무수행 방식과 업무 내용에 따라 추가할 규칙이 있다면 추가하고, 보완할 것이 있다면 보완하는 방식으로 ‘팀별 규칙’을 설정하였습니다.

이처럼 회사가 전사적인 규칙을 설정하고, 그 규칙을 팀 특징에 맞게 손을 보는 형태로 재택근무 시의 가이드라인을 설정할 것을 추천해 드립니다.

2. 출퇴근 쓰레드

메디블록은 규칙 5번과 같이 효과적인 업무 내용 공유를 위해서, 슬랙 Reminder 기능을 활용하여 재택근무 출퇴근 쓰레드를 작성합니다. 슬랙 Reminder가 출근 쓰레드를 올리면, 각 멤버들이 출근 시간과 오늘 할 업무를 리스팅하여 적는 것이죠. 퇴근 시간에는 퇴근 쓰레드에 오늘 한 업무를 적음으로써 하루의 업무를 마무리합니다.

*참고) 슬랙의 Reminder 기능은 채팅창에 /remind [@someone or #channel][what][when] 명령을 입력하여 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 매일 오전 8시에 ‘출근 쓰레드’를 설정하려면, /remind #marketing 출근쓰레드 at 8am everyday 라고 입력하면 됩니다.

이렇게 출퇴근 쓰레드를 작성하는 것의 장점은 다음과 같습니다.

▪ 업무 시작 시간과 종료 시간을 쓰레드 작성 시간을 기준으로 파악할 수 있다.
▪ ‘내가 오늘 할 일’을 외부적으로 공개했으므로, 어떻게든 오늘 할 일을 끝내고자 하는 동기부여가 된다.
▪ 근무의 시작에 당일 할 일을 고민하고 계획하여 업무효율성을 높일 수 있다.

3. 나의 상태를 알리자

사무실에서는 옆에 있는 동료의 부재 여부와 상태를 쉽게 파악할 수 있었다면, 재택근무에서는 그렇지 않죠. 식사나 기타 일이 생겨 자리를 비워야 한다면, 이를 알려야 합니다. 

마침 슬랙에 자신의 상태를 손쉽게 알릴 수 있는 좋은 기능이 있습니다. 바로 ‘Set a status’라는 기능입니다. 상태를 설정하면, 자신의 이름 옆에 이모티콘이 붙습니다. 그러면 다른 사람들이 이모티콘 위에 커서를 올렸을 때, 자신이 설정한 상태 문구가 노출됩니다. 

이러한 방법을 사용하면, 잠시 자리를 비울 때마다 온 채널에 알려야 하는 쑥스러움(?)을 줄일 수 있죠. 아무래도 나와 긴밀하게 일을 하는 사람은 정해져 있으니까요.

이렇게 사내 메신저 툴이 슬랙이 아니더라도, 자신의 상태를 실시간으로 노출할 수 있는 방법을 찾아보세요.

4. 타 업무 툴과의 연동

메디블록이 업무에 사용하는 툴은 기본적으로 노션과 슬랙입니다. 슬랙은 커뮤니케이션과 음성/화상회의에 활용하고, 노션은 업무 진행에 활용하죠. (슬랙콜을 통해 효율적으로 화상회의를 하는 내용은 다음 편에 공유해 드리도록 하겠습니다.)

이때, 노션을 슬랙과 연동하면 슬랙 채널에서 실시간으로 노션에서의 업데이트 사항을 트래킹이 가능합니다. 이를 통해 다른 동료가 어떤 일을 하고 있는지, 도울 부분은 무엇이 있는지 실시간으로 볼 수 있습니다.

슬랙은 노션외에도 다양한 외부 툴들과의 연동을 지원합니다(Confluence, Zira, Asana, Evernote 등). 평소 업무에 자주 활용하는 툴이 있다면, 메신저 툴과의 연동으로 업무 및 커뮤니케이션의 효율성을 높이는 것을 추천합니다. (슬랙 연동 앱 리스트는 좌측 상단 프로필 -> administration -> Manage Apps에서 볼 수 있습니다.)

5. 재택근무, 이제라도 정비

이번 글에서는 메디블록의 재택근무 규칙 설정 내용, 업무 효율성을 높이는 툴의 사용 방법에 대하여 알아봤습니다. 실제로 메디블록은 위와 같은 방법으로 재택근무를 진행 중입니다.

코로나19의 영향 때문에 적지 않은 회사가 이렇게 장기적인 재택근무를 도입하게 되었습니다. 이 중 재택근무를 도입할 준비가 되지 않은 회사들도 많다고 합니다. 물론 이번과 같은 일이 없기를 바라야 하겠지만, 각종 비상 상황에 대비한 기업들의 대응 가이드라인은 당장 쓸 일이 없어 보이더라도 미리 준비해두는 것이 중요해 보입니다.

다음은 원격근무의 꽃이라고 할 수 있는 ‘화상회의’와 관련된 글로 찾아오겠습니다. 메디블록은 채용을 계속 진행 중입니다. 채용 면접은 면접자분의 상황에 맞춰 필요한 경우 원격으로 진행하며, 그게 아닌 경우에는 뒤로 미루는 것도 가능합니다. 그러니 언제든 문을 두드려주세요!

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